Статьи

Метод фасилитации или как эффективно проводить совещания

Слово фасилитация все чаще и чаще встречается в современной бизнес-среде, когда речь идет о эффективности в коммуникациях любого уровня: от переговоров и совещаний до стратегических сессий и конференций. Что это за метод, где и когда его стоит?

На протяжении 10 лет работы топ-менеджером в крупных компаниях я участвовала в сотнях совещаний, мозговых штурмов, стратегических сессиях. Иногда случались жаркие дискуссии и рождались сильные идеи, но чаще эти мероприятия были наполнены сухими презентациями, отчетами, докладами. Коллеги воздерживались от активного обсуждения вопросов, возникающих в ежедневной практике бизнеса, потому что это могло вызывать разногласия и непонимание между участниками. Кто-то говорит много, кто-то долго думает, кто-то более эмоциональный, кто-то склонен к оценочности, и цели участия в обсуждениях, порой очень разные. А ведь потом, в кулуарах, люди говорили и о новых идеях, и о своих взглядах, и часто это действительно были стоящие сильные мысли. Но самое главное то, что люди имели желание принимать участие в создании сильных, креативных, качественных решений. И они готовы были брать ответственность за их воплощение. Традиционно, при коллективном обсуждении от участников требуются противоречивые задачи: говорить, но не задавать много вопросов, обсуждать тщательно, но быстро, быть включенным, но не слишком эмоциональным. Общепринятые нормы группового обсуждения сдерживают участников от откровенности в репликах, спонтанного мышления. Итогом всего может стать неудовлетворенность участников результатами встречи и как следствие, невыполнение поставленных целей.

С инструментами и методами фасилитации, которые позволяют использовать мощный интеллектуальный потенциал каждого, я познакомилась уже не в должности топ-менеджера, а в роли консультанта и бизнес-тренера. В этой небольшой статье я хочу познакомить вас с тем, что называется фасилитацией и является истинным ключом к сильным идеям и источником энергии по воплощению решений.

Понятие фасилитации групповой работы в корпоративной среде возникло во второй половине двадцатого века. Фасилитация – это профессиональная организация процесса групповой работы, помощь группе в эффективном поиске идей. Фасилитатор управляет и координирует действия участников встречи. Он побуждает каждого к активному обсуждению, способствует лучшему взаимопониманию, помогает искать решения, взращивает общую ответственность за принятые решения. Состав участников мероприятий может быть самым разным – от ограниченного круга топ-менеджеров компании до широкого коллектива ключевых сотрудников. Применение методов и отдельных инструментов фасилитации значительно повышает эффективность целого спектра мероприятий:

  • Планерки, совещания, переговоры;
  • Привлечение сотрудников к разработке изменений, правил, регламентов;
  • Решение конфликтов и улучшение взаимодействия между подразделениями компании;
  • Сессии по анализу проблем и выработке решений по выходу из сложившейся ситуации;
  • Совещания по развитию новых проектов, внедрению новых услуг и продуктов;
  • Подведение итогов квартала, года, презентация новых планов;
  • Конференции для управленцев, наставников, дилеров

Работа фасилитатора состоит из 3-х уровней работы. Успех работы зависит от тщательной предварительной подготовки. На первом уровне определяется цель, которую должны достичь участники встречи. Это может быть выработка миссии, разработка стратегического плана, разрешение проблемы или конфликта. В соответствии с целью и количеством участников (от 5 до 500 человек и более) разрабатывается дизайн мероприятия.

Второй уровень – это выбор метода структурирования и организации группы для выполнения конкретной задачи. Существуют детально разработанные технологии, способствующие повышению активности и креативности участников, такие как Pinpoint, World Cafe, Оpen Space, работа с модерационными картами, «поле идей», «план-карта» и другие.

Третий уровень – это техники групповой работы по генерации решений: mind-mapping, рейтингование, причинно-следственные диаграммы, классический мозговой штурм и многие другие.

Как правило, при фасилитации используется работа участников с визуальными образами, которые эффективно откладываются в человеческой памяти. Яркие многоцветные маркеры, цветные модерационные карточки разных форм и размеров, цветные точки для голосования, специальные большие стикеры в виде транспарантов, облачков, человечков, использование рисунков вместо текстов и еще много всяких фишек включают креативность участников встречи и способствуют «дебюрократизации» процессов. Итоги работы группы – это всегда яркие запоминающиеся образы.

И это действительно серьезная работа, для которой необходимо специализированное обучение и опыт практической работы. Профессиональный фасилитатор отличает посредственное решение, родившиеся в ходе обсуждения, от превосходного, которое делает прорыв для компании. Стрессоустойчивость, креативность, умение брать риски на себя, комбинировать, менять методы и процессы когда группа зашла в тупик или назревает конфликт интересов – вот еще набор характеристик для понимания сути профессионализма фасилитации. Фасилитатор должен иметь широкий кругозор, но не обязан быть экспертом в теме совещания, дискуссии, мозгового штурма. Внешний фасилитатор является этакой «бабкой повитухой», которая создает условия для рождения нового.

Мое обучение техникам фасилитации у ведущих специалистов в этой области Сэма Кейнера (США) и Дмитрия Лазарева (г.Москва) в Институте фасилитации проходило вместе с внутренними тренерами, руководителями разного уровня российских и международных компаний.

Многие компании, (первыми были «ВымпелКом» и российское представительство «Mars»), развивают навыки фасилитации у руководителей высшего и среднего звена.

Результатом является развитие культуры эффективных обсуждений и встреч, повышение качества проектных встреч и совещаний, высокая удовлетворенность участников встречи.

Применение руководителями отдельных техник и приемов фасилитации при групповых обсуждениях позволяет:

  • Лучше слышать, чувствовать и понимать людей;
  • Быстро продвигаться даже по сложным темам;
  • Побуждать высказаться и делиться опытом каждого участника;
  • Избегать конфликтов между отдельными подразделениями и участниками;
  • Создавать атмосферу равных возможностей влияния на результат обсуждения и тех, кто говорит много, перебивает других, и тех, кто обычно молчит и боится делиться своими идеями и взглядами;
  • Снимать барьеры понимания, преодолевать возможные трудности обсуждения;
  • Фокусироваться на ключевых вопросах;
  • Не позволять участникам уйти в сторону от темы встречи и удерживать в центре внимания все вопросы, связанные с обсуждаемой проблемой, задачей;
  • Создавать свободную, творческую атмосферу для генерации сильных идей;
  • В простом наглядном воплощении решать сложные темы;
  • Повышать причастность участников к созданным результатам и принятым решениям.

Статья опубликована в журнале Business-Аналитик №14-2014

Второй пилот«Студия развития Ирины Вахрушевой»
является региональным партнером консалтинговой
компании «Второй пилот» г. Москва
VTPP